Dossiers: der Vorgang, nicht der Ordner
Ordner bilden ab, wo etwas liegt. Ein Dossier bildet ab, worum es geht. Das ist der Unterschied zwischen Ablage und Übersicht.
Was ein Dossier ist
Ein Dossier ist die Klammer um einen Vorgang: eine Baustelle, ein Kunde, ein Rechtsstreit, ein Projekt. Darin liegen die Nachrichten aus verschiedenen Verläufen, die Anhänge, die daraus entstandenen Termine und deine Notizen. Auch Nachrichten von verschiedenen Absendern gehören dazu, wenn sie zur selben Sache gehören.
Der Autopilot legt neue Nachrichten selbst in das passende Dossier, wenn der Zusammenhang eindeutig ist. Wo er unsicher ist, fragt er.
Archiv statt Löschen
Abgeschlossene Dossiers wandern ins Archiv. Sie verschwinden aus der täglichen Sicht, bleiben aber vollständig durchsuchbar. Das ist wichtig, weil die eine Mail, die man Jahre später braucht, immer die ist, die man damals für unwichtig gehalten hat.
Für Aufbewahrungspflichten heisst das: nichts geht verloren, nur weil du aufgeräumt hast.
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Eintreffende Mails werden nach Art und Dringlichkeit einsortiert, bevor du sie siehst.
Ein Entwurf in der richtigen Sprache und im eingestellten Ton, bereit zum Ändern.
Eine Zusammenfassung am Morgen, mit den offenen Punkten daraus.
Terminvorschläge aus Mails landen im Kalender, mit Verknüpfung zur Nachricht.